Der Weltmarktführer in der tierärztlichen Bestandsverwaltung.

Nachdem ich über 700 tierärztliche Einrichtungen bewertet und inspiziert habe, weiß ich aus erster Hand, welche finanziellen Folgen Verstöße gegen die DEA haben können. Die DEA kann eine maximale Geldstrafe von 14.618 € pro Verstoß verhängen. Bei meinen Inspektionen habe ich im Durchschnitt mindestens 11 Verstöße festgestellt, was zu möglichen Bußgeldern von 160.802 € führen kann. In den Kundenprojekten, in denen Simple Solutions mit Cubex zusammengearbeitet hat, konnten wir feststellen, dass die Kunden aus dem Veterinärbereich das Potenzial für diese Verstöße durch die Einführung der elektronischen Erfassung und Lagerung von kontrollierten Substanzen erheblich reduziert haben - zwei Bereiche, mit denen viele veterinärmedizinische Einrichtungen immer wieder zu kämpfen haben.

Kelley Detweiler, Partner, Simple Solutions for Vets.

Wie lange könnte es im schlimmsten Fall dauern, bis die Unstimmigkeiten in einem Auditprozess geklärt sind? Klingt das nach Wochen? Sind es 3, 5 oder mehr?
Abgesehen von Registrierungsproblemen waren wir bis zu einer Woche vor Ort in den Einrichtungen, um Registrierungsprobleme zu lösen. In einigen Fällen waren wir bis zu einer Woche vor Ort, um verschiedene Probleme zu lösen, dann gingen wir und kamen wieder. Es hängt wirklich davon ab, was in Ordnung ist und einfach richtig organisiert werden muss und was fehlt und gefunden werden muss.

Wenn die Einrichtung nicht über angemessene Sicherheitsvorkehrungen verfügt, kann es auch sehr lange dauern, bis die erforderliche Ausrüstung beschafft, installiert und in Betrieb genommen werden kann. Der Zeitrahmen für die Sicherheitssanierung variiert, aber 2-4 Wochen sind nicht ungewöhnlich.

Welcher Teil nimmt die meiste Zeit in Anspruch? Ist es die rechtliche Due-Diligence-Prüfung? Das Implementieren und Dokumentieren neuer Verfahren? Die Durchsicht von Aufzeichnungen und die Bereitstellung von Kontext zu jedem Zitat? Sonstiges?
Die DEA und die staatliche Registrierung und Lizenzierung nehmen die meiste Zeit in Anspruch, ebenso wie das Führen von Aufzeichnungen.

Gibt es bestimmte Arten von Zitaten, bei denen die Lösung länger dauert als bei anderen? Wenn ja, welche? Wie viel Zeit?
Ja - Fehlen aller erforderlichen Registrierungen. (Beispiel: Viele Staaten verlangen eine staatliche Lizenz für kontrollierte Substanzen. Wenn Sie in einem dieser Staaten tätig sind, MÜSSEN Sie über eine aktive staatliche Lizenz verfügen, bevor Sie eine DEA-Registrierung beantragen, andernfalls wird Ihre DEA-Registrierung abgelehnt. Wenn Sie über eine staatliche Lizenz verfügen, diese aber ausläuft und nicht erneuert wird, oder wenn Sie den Standort wechseln und Ihre staatliche Lizenz nicht aktualisieren, kann Ihre DEA-Registrierung verweigert oder widerrufen werden.

Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist ebenfalls einer der zeitaufwändigsten Bereiche, die es zu lösen gilt. Die DEA verlangt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist für CS-Aufzeichnungen, aber viele Staaten haben strengere Gesetze erlassen, die eine noch längere Aufbewahrungsfrist vorschreiben. EX: IL verlangt eine fünfjährige Aufbewahrungsfrist.

RE Vorladungen: Wenn Sie wegen mehrerer Verstöße vorgeladen werden, kann die DEA einen Letter of Admonition (LOA) ausstellen, der im Wesentlichen eine Verwarnung ist und Ihnen eine Liste der Dinge gibt, die korrigiert werden müssen. Manchmal teilt Ihnen die DEA mit, wann sie wiederkommen wird, um sich zu vergewissern, dass alle erforderlichen Korrekturen vorgenommen wurden. Manchmal aber auch nicht.

Schwerwiegender als ein LOA ist ein Memorandum of Agreement (MOA), in dem das DOJ/DEA ein Überwachungsprogramm vorschreibt, um sicherzustellen, dass der Registrant alles in Übereinstimmung mit den DEA-Anforderungen tut.

Was war die längste Wartezeit, die Sie bei der Zulassung und Registrierung erlebt haben? Was passiert in der Zwischenzeit, während Sie auf die Reaktion der Behörden warten? Können Sie noch in der Praxis arbeiten?
Ich habe mit einer Organisation zusammengearbeitet, die während des Prozesses der Übertragung eines DEA-Registranten feststellte, dass dem neuen Registranten die Verlängerung seiner staatlichen CS-Lizenz verweigert wurde. Da eine staatliche CS-Lizenz gültig und vorhanden sein muss, bevor eine DEA-Registrierung möglich ist, musste dieser Registrant warten, bis die staatliche Zulassungsbehörde geklärt hatte, warum die Erneuerung verweigert worden war, und dann seine Lizenz erneuern und aktualisieren, um den Standort widerzuspiegeln, den er als Registrant übernommen hatte, bevor er seine DEA auf den neuen Standort aktualisieren konnte. Das gesamte Verfahren dauerte fünf Monate. Keiner der CS-Bestände des früheren Registranten konnte übertragen werden, da es an dem Standort keinen rechtmäßigen Registranten gab, auf den er hätte übertragen werden können (Übertragungen sind nur zwischen Registranten möglich, nicht innerhalb eines Standorts). Der gesamte CS-Bestand musste zur Rückverteilung geschickt werden. Während dieser fünf Monate hatte der vorherige Registrant die Einrichtung bereits verlassen, so dass die Einrichtung ohne CS arbeiten musste, da es keinen legalen DEA-Registranten gab, der an diesen Standort gebunden war.